Je algemene voorwaarden opstellen is nou niet bepaald een leuke taak. Het kan heel taai zijn met veel juridische termen. Toch zijn je algemene voorwaarden een van de eerste dingen die je moet opstellen als je een eigen bedrijf start.
Zeg eens eerlijk? Heb jij ze al opgesteld voor jouw bedrijf? JA?!?! Lekker bezig! Nee? Er is nog geen man overboord, maar lees dan wel even verder!
Wat zijn algemene voorwaarden?
Je algemene voorwaarden zijn de regels en afspraken die jij wilt laten gelden voor jouw onderneming.
Eigenlijk is het een soort algemeen mini-contract die jouw beschermt en de kaders aangeeft van jouw verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid en waar bijvoorbeeld de aansprakelijkheid van je klant begint.
Je algemene voorwaarden bevatten afspraken en regels over je product/dienst, leveringsvoorwaarden, betaling, annulering, de samenwerking, garantie klachten/conflictafhandeling en aansprakelijkheid.
Kortom, de algemene voorwaarden zijn je persoonlijke bodyguards die jouw beschermen in een conflictsituatie.
Waarom zijn algemene voorwaarden zo belangrijk?
Omdat ze duidelijkheid en richtlijnen verschaffen in moeilijke situaties.
Laatst had een webshop bijvoorbeeld een conflict met haar klant over een pakketje wat niet aangekomen is. De klant wilde haar geld terug en de ondernemer had twijfels of het pakketje écht niet was aangekomen en vond het eigenlijk niet haar verantwoordelijkheid, omdat zij aan haar kant het product gewoon geleverd had.
Zoals je begrijpt, een enorm lastige situatie. Je krijgt in dit geval een soort getouwtrek tussen de ondernemer en de klant en er is geen duidelijke “winnaar”.
Als deze ondernemer echter algemene voorwaarden had waarin stond dat zij vanaf het moment van verzenden niet meer verantwoordelijk is voor de productlevering en dat als de klant extra zekerheid wil, ze de optie biedt tot aangetekend versturen, dan was dit conflict direct opgelost. Omdat de klant akkoord gegeven had op deze manier van werken. Nu blijft het een soort etterende wond en moet iemand water bij de wijn doen en zich “gewonnen” geven.
Een persoonlijk voorbeeld. Ik heb een bemiddelingsbureau en soms zeggen klanten zeer last-minute de dienst af waardoor wij natuurlijk ook last-minute omzet mislopen waar wij op gerekend hebben, maar we hebben hierover (nog) niets in onze algemene voorwaarden staan, dus ik kan niets anders zeggen dan, oké is goed. Ook al baal ik er verschrikkelijk van.
Het zou veel slimmer zijn als er in mijn algemene voorwaarden stond dat bij annuleringen binnen 24 uur 50% van de kosten betaald moeten worden. Dan zou ik de klant kunnen wijzen op onze voorwaarden en haar akkoord hierop en zou ik alsnog een beetje omzet draaien. Dus zelfs ik loop ermee te klooien 🙂
Ik hoop dat je na deze 2 voorbeelden begrijpt hoe belangrijk het is om jezelf juridisch in te dekken. En jezelf zo te beschermen.
Hoe kom je aan algemene voorwaarden?
De urgentie is duidelijk, maar hoe kom je aan algemene voorwaarden? Dat kun je op twee verschillende manieren doen:
- Laat je inspireren door mede-ondernemers
Als ondernemer ben je verplicht om je algemene voorwaarden algemeen toegankelijk te maken en altijd beschikbaar te laten zijn voor je klanten. Dit betekent in de praktijk dat veel ondernemers het op hun website plaatsen, vaak in hun footer.
Deze algemene voorwaarden kun jij gebruiken als inspiratiebron. Welke thema’s beschrijven je concullega’s? Welk recht is van toepassing op jullie vakgebied? En welke extra informatie, zoals bijvoorbeeld de werkwijze, benoemen zij?
Het is hierbij natuurlijk niet de bedoeling om letterlijk de algemene voorwaarden te kopiëren, maar je kan wel de opbouw en lay-out overnemen. - Investeren in algemene voorwaarden door een jurist
Als je het meteen goed wilt aanpakken en algemene voorwaarden op maat wilt laten schrijven, dan is het handig om een jurist te vragen om je algemene voorwaarden te schrijven. Veel juristen bieden deze dienst aan en vaak heb je binnen 1 of 2 weken al goede algemene voorwaarden.
Het grote voordeel is natuurlijk dat je zo zeker weet dat jouw algemene voorwaarden voldoen aan de meest actuele wetgeving- en regels. Het nadeel is natuurlijk dat er een kostenplaatje aan zit.
Nadat ik eerst voor optie 1 ben gegaan, heb ik toch geïnvesteerd in een jurist en ik moet zeggen, de algemene voorwaarden zijn nu echt voor 98% waterdicht (op de annuleringsvoorwaarden na).
Onze jurist heeft goed rekening gehouden met ons werkveld en op duidelijke wijze uitgelegd wat de klant van ons mag verwachten en welke verplichtingen de klant zelf heeft. Ik voel me nu heel zeker als ik naar de algemene voorwaarden verwijs. Toen ik ze zelf had gemaakt, was ik daar soms nog wel onzeker over, omdat ik niet wist of ik wel alles goed gedaan had.
Algemene voorwaarden en je klant
Je algemene voorwaarden zijn niet direct rechtsgeldig, daarvoor moet je aan bepaalde voorwaarden voldoen, zoals het beschikbaar zijn voor je klant én akkoord van je klant.
Over het beschikbaar zijn van je algemene voorwaarden heb ik het al gehad. Ze moeten altijd terug te vinden zijn, in bijvoorbeeld een mail of op je website.
Daarnaast moet je klant akkoord geven op je algemene voorwaarden. Dit doe je door bij een aankoop of aanmelding een vinkje toe te voegen met “ik ga akkoord met de algemene voorwaarden” en dan een hyperlink naar je voorwaarden óf door bij je offerte de voorwaarden mee te sturen. De klant kan dan niet verder als ze de voorwaarden niet geaccepteerd hebben.
In dat laatste geval is het handig om expliciet om akkoord te vragen, zodat je in geval van een conflict kunt aantonen dat de klant de voorwaarden geaccepteerd heeft. Dan sta je toch weer sterker!
Je algemene voorwaarden updaten
Het kan zijn dat je na een tijdje iets wilt toevoegen aan je voorwaarden, zoals ik mijn annuleringsbeleid wil toevoegen. Dan ben je verplicht om je klant ruim op tijd te melden dat je voorwaarden gaan veranderen. Dit kun je bijvoorbeeld doen door ze een mail te sturen met daarin de algemene voorwaarden.
Vervolgens moet je de klant dan de kans geven om de samenwerking te ontbinden, als zij het niet eens zijn met de algemene voorwaarden. Je kunt bijvoorbeeld aangeven dat ze voor 1 november schriftelijk moeten aangeven dat ze niet akkoord gaan met de algemene voorwaarden. Anders wordt de samenwerking voortgezet.
Bescherm jezelf, je bent het waard!
Je bent aan het einde van mijn betoog gekomen over algemene voorwaarden. Ik hoop dat je nu snapt hoe belangrijk ze zijn en dat ze echt grote problemen kunnen voorkomen! Het is echt niet de leukste klus als startende ondernemer, maar wel een hele belangrijke!
Dus bescherm jezelf en start vandaag nog met je algemene voorwaarden.
